Görgü ve Protokol Kuralları

HOŞ GÖRÜDE DENİZ GİBİ OL...

            Geçenler de gündem olan olay ister kamu kurum ve kuruluşu olsun isterse özel işletme olsun çalışanların, amirinden işçisine kadar bazı kurallara uymasının ne kadar gerekli olduğunu bizlere gösterdi. Disiplinin olmadığı yerde düzenden, düzenin olmadığı yerde de üretimden bahsedilemez.

        Bu olayın akabinde instagramda rastladığım ve Doktor Bey'e ulaşıp yazısını paylaşmak için izin isteyip sizlerle paylaşmak istedim.  Sayın Dr.  M. Savan GÜNAY Bey 'e desteğinden dolayı teşekkürü bir borç bilirim.

        Kurumlar ne olursa olsun cansız yapılardır, onları dinamik hale getiren içinde ki çalışanlardır. Kurumda çalışan bireylerin hepsinin aynı statüde olması beklenemez. En ufak bir işletmeyi düşünün orada dahi usta- çırak yada kalfa - çırak ilişkisi vardır. Bu yüzden ister istemez bir ast üst ilişkisinin kurulduğu görülmektedir. Birde bunu büyük işletmelere entegre edersek bir çok yöneticinin ve bunlara bağlı astların olduğunu görmek mümkündür. Tabi bu işletmelerde hastanelerin yönetimsel yapısı ve işleyişi farklı olduğundan  daha fazla sorunla karşılaşıldığı da gözden kaçmamaktadır.

         Hastanelerde ne gibi çıkmazlarla karşı karşıyayız diğer kurumlardan farkımız ne diye kendimize sorduğumuzda,    protokol uygulamaları tek taraflı işlediği bir taraf sürekli saygı,  ilgi beklerken diğer taraf zaten iş yükü ağır olduğu için  günden güne psikolojik olarak da tükendiği gözlerden kaçmıyor. Doktor, eczacı, biyolog, diyetisyen, fizyoterapist vb. sürekli olarak hemşirenin üst olduğunu belirtme gösterme çabasına giriyor gerçekte böyle bir şeyin söz konusu olmadığı hepsinin kendi alanlarının profesyonel meslek mensubu olduğu aslında hepsinin aynı amire karşı sorumlu olduklarını ya bilmiyorlar yada bilmek istemiyorlar hemşireler üzerinden ego tatmin etmek istiyorlar ve üzülerek alanda çalışan çoğu meslektaşımda aman sorun çıkmasın ortam gerilmesin diye böyle davranışlara sesiz kalıyor. Hatta meslektaşının bu davranışlara maruz kaldığını gören arkadaşları çoğu zaman hemşire meslektaşını korumak yerine sözü daha fazla geçen hekimin yanında yer almaktadır. Bu gibi davranışlara rastladım ve rastlamaya da devam edeceğim.

        Lafı fazla uzattım sanırım yazımın amacından fazla uzaklaşmadan kurumlarda uyulması gereken görgü ve protokol kuralları hakkında kısaca bilgi vermek istedim.

    Görgü kuraları : Toplum içinde uyulması beklenen kurallara görgü kuralları denir. Her toplumun kendine ait görgü kuralları vardır. o yüzden bir topluma girerken o toplumun görgü kurallarını öğrenip dikkat etmek saygı gereğidir. Görgü kuralları yazılı kurallar olmamak birlide toplumca genel kabul görmüş kurallardır. Bazı kurallar evrensel olmakla birlide bazı kurallar belli bir ülkeye, bir yöreye ait olabilir. 

    Örnek olarak hoş görüşü ve iyimser olmak,  argo kelimler kullanılmaması, söz ve el şakalarına dikkat edilmesi, yalan konuşmamak, yer ve zamana uygun kıyafet seçimi, ziyaret saatlerine ve süresine dikkat edilmesi, eleştiri yapılacaksa yerinde ve kimseyi inceltmeden eleştiri kendimize yapılıyorsa saygı ile karşılamak. Unutulmamalıdır açık sözlülükle aklımıza her gelen şeyi karşınızdakini kıracak ve üzecek şekilde konuşmak ayrı bir şeydir. Açık sözlülük karışışınızdakini inceltmeden uygun kelimeler kullanarak düşüncenizi paylaşmak olarak tanımlayabilirim.  ayrıca her toplumun selamlaşma şekli farklıdır bazı toplumlar el sıkışma, bazılarında sarılma bazı toplumlarda ise eğilme şeklinde selamlaşma olabileceği unutulmamalıdır. 

                                                                                               Terbiye ve nezaket dost kazandırır.

PROTOKOL KURALLARI 

Protokol kurallarıdır her kurum için farklı belirlenebilir. Askeriyede, belediyelerde, okullarda, hastanelerde ama burada ortak belirlenmiş protokol kurallarından bahsetmek istiyorum.

Protokol: Diplomatik ilişkilerde, resmi ilişkilerde ve törenlerde usul ve şekil olarak uyulması gereken kurallar bütünü olarak tanımlanabilir. 

Kaynak: http://www.pdb.hacettepe.edu.tr/hizmeticiegitim/protokol_kural_271118.pdf

Başarıda Protokolün yerine bakacak olursak bir çok kaynakta;

                =>   %33 Kişilik, 

                         =>   %33 İşi ( Bilgi ve becerisi)

                                    =>     %33 Protokol ( Temsil niteliği) oluşturduğunu görürüz. 

İş yaşamında Davranıl Protokolüne bakacak olursak 3 (S) kurallı önem kazanmaktadır. 

                     =>          Sevgi

                                 =>      Saygı

                                            =>  Samimiyet 

        Karşınızdakilere durmadan kendinizden söz etmeyiniz, meydan okumayınız.  Başkalarına karşı  hoşgörülü ve iyimser olunuz, değerleri takdir edici olunuz. Çalışanların ister astınız olsun ,ster üstünüz  inançlarına saygı gösterin alay konusu etmeyin, inançları size uygun olmayabilir sizin inancınıza ters olabilir fakat herkes inancını kendi yaşadığı unutulmamalıdır. Bağırıp çağırarak kaba şiddet ile yada makamınızın gücünü kullanarak karşınızdakinin inançlarını değiştiremeyeceğinizi bilin. Sizlere karşı inancınız yüzünden eleştirseydiniz yada haksız tutumlara maruz kalsaydınız inancınızdan vazgeçer miydiniz? Sadece düşünün.

        Çalışılan yere ve koşula uygun giyim terbiyenin önemli bir şartıdır. Örneğin resmi bir toplantıya kot pantolon yada tişörtle katılmak gibi. 

         Başkalarını rahatsız etmeyen görgülü kişidir. Sözünüzde durunuz eğer sözünüzde durmadığınız anlaşılırsa çalışanların sizlere saygısı kalmayacaktır. Borçlarınızı zamanında ödemeye çalışın. Unutmayın,  herkesin zamanı değerlidir, bu yüzden ziyaretlerinizi uzatmayınız. Kurumlarda kişisel özellikleri ve sırları dedikodu konusu yapmayınız. Dedikodulardan uzak durunuz. 

        Başkalarına ölçülü öğütler verin ve yargılayıcı olmayınız. Sinirli değil soğukkanlı olunuz. Birbirinize ve özellikle yaşı sizden büyük deneyimli insanlara karşı saygılı ve nazik olunuz. İsteklerinizi karşınızda kim olursa olsun rica ederek yada uygun bir dil ile belirtiniz. Özür dilemek bir erdemdir. Özür dilemeyi bilin . Argo kelimeler kullanılacak alanlar iş yeri değildir, bu yüzden konuşma içereğine dikkat ediniz. Uygun olmayan el şakalarından uzak durunuz.

Tanışmada bilinmesi gereken kurallar. 

Küçük          =>   büyüğe

Erkek           =>  kadına

Tek kişi       => topluluğa

Sonra gelen => önce gelene

Medeni duruma göre

Rütbeye göre

Samimiyete göre dikkat edilmeli.

        Tanışma durumunda ayağa kalkmak saygı icabıdır. Tanıştırılan kişiler birbirine kayıtsız kalmamalı, göz göze gelerek hafif tebessüm etmelidir. Yaşça ve mevkice üstün olan kim ise onun el uzatması beklenir.

    Büyükler el sıkmanın ardından " memnun oldum", şeref duydum " diyerek arkasından "Nasılsınız ? " gibi cümleler ile hatır sormalıdır. Küçükseniz teşekkür etmeniz yeterlidir. Tanışılan kişiyle daha önce tanıştırıldıysanız, tanıştıran kişinin sözü kesilmeden sesiz kalınmalı, daha sonra durum ifade edilmelidir. 

        Kendinizi tanıtırken isminizin arkasına hanım ya da bey gibi kelimeler getirmekten kaçınmalısınız. " ben Ayşegül Hanım demek yerine Ben Ayşegül demek daha hoş olacaktır." Bırakın karşınızdaki insan size hitap şeklini belirlesin. 

        Dünyada tekrarlanmayacak tek şey ilk görüşme ve ilk izlenimdir. Bu yüzden de ilk izlenim çok önemlidir.  Bilinmelidir ki ilk izlenimin kalıcı etkisi vardır. Düzgün bir imaj bakımlı ve temiz saç, kıyafet, güler yüz. Göz teması iyi bir ilişki kurmak için toplam sürenin %60-70'inde onunla göz göze gelmeniz gerekir. Size yapılmasını istemediğiniz bir şeyi başkasına yapmayınız. Kişi kendinden bilir işi.

İnsan İlişkilerinde Temel İlkeler

        Kurumlar resmi olsa da daha önce belirttiğim gibi cansız varlıklardır. Kurumları işlevsel kılan içindeki çalışanlardır. Ne olursa olsun insanın olduğu yerde  gülümsemek, selam vermek, bedensel diyaloğa özen göstermek, çalışanlara özellikle isimlerini bildiğimizi belli etmek ( onlara değer verdiğimizi gösterir) veya unvanlarıyla hitap etmek, sizlere bir şeyler anlatıyorlarsa zaman ayırıp dinlemek, yorum yapmak, saygı göstermek, yaptıkları işler için teşekkür etmek ve takdir etmek çalışanlara önem ve değer verdiğimizin göstergesidir. 

        İnsanın olduğu yerde tabi ki hatta olacaktır. İstatistik yaparken dahi hatta kat sayısı hesaplanır ve hiç bir çalışma %100 doğru sonuç vermez. bu yüzden hatalarımızı kabul etmeli ve düzeltmek için çaba sarf etmeliyiz. Daima dostça yaklaşmak, iyi niyetli, samimi ve nazik olmak faydalıdır.  Soru sorabilmek ve sorulmasına izin vermeliyiz. İlk sözcüğün ‘‘Hayır’’ baştan iletişimi kesen bir tavırdır. Bir süre sonra çalışanlar tarafından soru sorulmayan kişi olarak gündeme gelmek istemiyorsanız ilk sözcüğün "Hayır" olmamasına özen göstermeliyiz.  Plansız, zamansız ve randevusuz görüşme yapmamak karşınızdakinin zamanına saygı göstermemek ve zaman yönetimi yapmamak demektir. Çalışanlar ile görüşme yaparken karşınızdakinin zamanını çalmamaya dikkat etmeliyiz.  En büyük sorun kurumlarda empati kurmaktır. sadece bir dakika durun düşün "Ben onun yerinde olsaydım." diye. Belki de bütün sorun çözülür. 

Resmi Kurumlarda Hitap Şekilleri 

Resmi takdimlerde ve hitaplarda, devlet adamlarına, diplomatlara, askeri ve mülki erkana ve üst yöneticilere daima resmi unvan veya rütbeleriyle hitap edilir: Sayın Rektör , Sayın Vali, Sayın Kaymakam vb. 

Takdimlerde resmi unvan soyadından sonra belirtilir:  Sayın Prof. Dr. Emine Defne TÖNGÜÇ, Rektör 

TSK ve Emniyet mensuplarının rütbeleri ve Doktorların kariyer unvanları isimden önce söylenir : Dr. Ahmet Çınar TÖNGÜÇ,  Yüzbaşı Serhan TÖNGÜÇ

Kişi kendini takdim ederken/tanıtırken de önce adını soyadını, sonra unvanını söyler : Ayşegül KANBAY TÖNGÜÇ , Uz. Hemşire

Resmi ilişkilerde amirlere ve üstlere saygı, genel kuraldır : Sayın Müsteşarım, Sayın Başkanım vb. 

Astlara; resmi ilişkilerde, öne Sayın ekleyerek unvanıyla veya soyadıyla hitap edilir:  Sayın İl Sağlık  Müdürü, Sayın TOKEL

Resmi iletişimde ağabey, abla, üstat, hocam vb. sıfatlar kullanılması yanlıştır. Özel hayatta çok samimi olsa da resmi kurumda mutlaka gerektiği gibi hitap etmek zorundadır. 

Yönetim yaşamında, vekil ve yardımcı unvanı taşıyan yöneticilere, üst yanında değilse, üst unvan ile hitap etmek yanlış değildir. Vali Yardımcısına; Sayın Valim

 Bir makama vekalet eden kişiye vekalet ettiği unvanla hitap edilir. Başhekim vekiline; Sayın Başhekimim, Sağlık Hizmetleri Müdürü vekiline, Sayın Müdürüm vb

Kadın yöneticilere Sayın Genel Müdire denmez, Sayın Genel Müdürüm doğrudur. 

Eski ve emekli yöneticilere, son resmi görev unvanı ile hitap edilir. Ancak resmi yazıda veya adı ve soyadı kullanıldığında eski/önceki sözcüğü öne getirilir 

General/amiral, vali ve büyükelçiler görevden ayrılmış olsalar bile eski denmez. Ancak resmi hitapta Sayın Emekli Büyükelçi denir. Eski ifadesi sadece görev yeri belirtildiğinde yazı dilinde kullanılır 

 Profesörlere eski veya emekli denmez, her zaman ve her yerde Prof.Dr. Elif TOKEL olarak kullanılır. Sonrasında ‘‘Bartın  Üniversitesi, Emekli Öğretim Üyesi’’ yazılabilir .)Kaynak: http://www.pdb.hacettepe.edu.tr/hizmeticiegitim/protokol_kural_271118.pdf)

        "En son olarak bilgi artıkça ego azalır. bilgi azaldıkça Ego artar. " diyen Albert Einstein'ı saygı ile anıyorum. 

        Şu da bir gerçek okumuşun cahiliyle uğraşmak köydeki okumamış nice gün görmüş insana bir şey anlatmaktan daha zordur. Bazı yöneticiler selam vermekten hal hatır sormaktan acizken her şeyi oturdukları kolduk ve koltuğun bulunduğu dört duvar sanıyor, bilmiyor ki esas makam çalışanlarının gönlündeki yeridir. 

                                                                        Krala saygı mecburiyet, dilenciye saygı nezaket...

                                                                                                                                 İngiliz Atasözü

                                                                                               Uz. Hem. A. KANBAY TÖNGÜÇ